ERPを活用した会計と監査の実現方法とは？
上場企業や大会社には、会計監査や内部統制監査が義務付けられています。
今回のコラムでは、監査が必要な理由やその目的、そしてERPソリューションを活用して監査対応力や内部統制を強化することについて説明します。
企業の会計と監査
会計とは、企業が内外の利害関係者に対して、経営活動を数値化して報告することです。
株主や金融機関などの外部の利害関係者向けに行われるものを財務会計。主に経営陣が、自社の状況を把握し経営判断に活用するために行うものを管理会計と呼びます。そして、対象となる企業が、法令や規則を遵守し、健全な活動をしているかどうかを確認し、それを株主などの利害関係者に保証することが監査です。
監査には、監査対象となる企業の内部で実施される内部監査と、独立した外部の専門家によって実施される外部監査があります。
会計監査は、企業の決算書類や財務諸表などの記載内容が適正かどうかを、独立した第三者機関（監査法人）が監査し、その結果を監査意見として表明することを意味しますが、これは外部監査にあたります。監査法人が独立した第三者として企業等の財務情報について監査を行い、財務情報の適正性を利害関係者に対して保証する役割を果たしているのです。
会計監査が義務となる企業とその理由
会社法では、「大会社」および、「監査等委員会設置会社及び指名委員会等設置会社」に対して、会計監査が義務付けられています。
ここでいう「大会社」とは、最終事業年度に係る貸借対照表に資本金として計上した額が5 億円以上である株式会社、もしくは最終事業年度に係る貸借対照表の負債の部に計上した額の合計額が200 億円以上である株式会社のことを指します。また、金融商品取引法では、主に上場企業に対して内部統制監査と会計監査の2つが義務付けられています。
内部統制監査とは、企業が作成した内部統制報告書が適正に表示されているかどうかに対して、会計監査人が調査を行うことです。内部統制報告制度は、エンロン事件などの大規模な不正会計事件をきっかけに、米国で制定されたSOX法を参考にしたもので、日本版SOX法、J-SOX法などと呼ばれています。
上場企業や大会社に対して監査が義務付けられているのは、こうした企業が、株主や債権者などに対して大きな責任があるからです。株主や債権者は、投資先である会社がどのような状態にあるのかを、四半期や年度末に出される決算書を通じて確認しますが、このような投資家が皆、会計の専門知識を身に付けているわけではありません。外部の人間である投資家が、決算書が本当に正しいのかどうかを判断するのは簡単ではありませんし、決算書に不正があれば、証券市場そのものの信頼性が揺らぎかねません。
そこで、投資家の保護を目的として、監査が義務付けられているのです。
会計監査で調査される項目とタイミング
会計監査では貸借対照表や損益計算書などの財務諸表の確認はもちろん、会計帳簿類や領収証等の証拠書類の確認も行われます。
勘定科目の内容が正しいか、不明な支出が計上されていないか、残高が正確か、などについて、その根拠となる領収書などの証憑書類とつけ合せながら確認するほか、現金の実査や、預金や借入金について、金融機関から入手する残高証明書と照合し、その数字が正確であるかどうかを調査します。また、内部統制が働いているかの調査として、取引記録にもとづいて正確に伝票が発行されているか、また、上長などの責任者が伝票を確認、承認しているかについても調査を行います。
会計監査には、事業年度中に実施される期中監査と、期末前後から定時株主総会までの期間に実施される期末監査があります。会計監査を受けるにあたり、担当者は、監査の対象となる書類を用意しておくほか、監査が円滑に進むよう、その内容を把握し、監査人の質問に答えられるよう準備をしておくことが求められます。
ERPシステムを活用して、監査のデジタル化と内部統制強化を実現
会計監査では、膨大な量の書類を確認していくことになります。
海外も含め、複数箇所に拠点があるような大企業の場合、そのような書類を収集、集計するだけでも大変な作業になります。また、同じ支出であっても、部門ごとに別の仕訳がされているようなことがあると、会計監査に支障が生じる恐れがあります。
このような時に、SAP S/4HANA Financeなどのソリューションを活用すれば、帳簿の電子化と一元管理により、担当者にかかる作業時間と手間を大幅に削減できるため、余裕を持って監査に備えることができるようになります。手作業による集計で生じる人為的なミスを無くし、また、異常値などを事前に検出し対応することができれば、監査で問題が発覚することも少なくなります。
さらに、ERPシステムの分析機能を活用して、勘定科目ごとの支出傾向などを把握しておけば、会計監査のときの質問にも答えやすくなるでしょう。また、ERPシステムで、上長の承認がなければ購買オーダーを立てられないといった仕組みを構築することで、監査時に、その履歴やコメントなどの証跡確認することで、内部統制が働いているかを容易に確認することができます。
ERPシステムは、監査のコストや負荷を抑え、内部統制を強化するための有力なツールで、経営の見えるかに大きな力を発揮するでしょう。
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