業務管理とは

  • 業務効率化
  • 生産性向上

業務を効率化し、生産性を高めていくためには、適切な業務管理を行うことが必要です。

今回のコラムでは、業務管理が必要な理由。そして、ツールを活用した業務管理が必要になった背景。業務管理を効果的に実現するためのツールを分かり易く、詳しくご紹介します。ぜひ、ご一読ください。

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業務管理とは

企業の業務を円滑かつ効果的に行うために、業務プロセスやフローなどを、適切に管理することを意味します。

業務を効果的に行うためには、もちろん、目の前のタスクをこなすことが不可欠ですが、それだけでは業務を「管理」できているとはいえません。今、行っている業務が正しいのか、もっと効率的なやり方で実施できているのか、などの多くの視点を持って業務をチェックし、非効率な業務については改善を行っていくことが業務管理です。

つまり、業務管理とは、社内の業務を効率化し、人やお金などの経営資源を効率的に投入していくことで、合理的な経営を実現するための手法ともいえるでしょう。

業務管理を適切に行うことで、業務にどのような効果が得られるでしょうか。それは、以下のようなメリットを得ることができます。

  • 業務全体の効率化
  • 生産性の向上
  • では、なぜ業務管理が必要になり、求められるようになったのか。次のセクションでご紹介します。

    必要な理由

    適切な業務管理を行うことで、ひとり一人の社員が行っている業務を「見える化」し、「業務の一元管理」ができるようになります。

    「業務の見える化」

    社員の数が少ない間はともかく、企業の規模が拡大し、業務の量や種類が増えていきます。適切な管理体制が無い場合、この業況では「誰が」、「何を」やっているのかが見えなくなります。

    その結果、業務に無駄が生じる。加えて、業務の抜け漏れが発生などといったリスクが生まれます。

    「業務の一元管理」

    社内の各部署で、業務のやり方が異なっていた場合、それぞれを比較して評価できません。業務の一元的を図ることで、初めて業務体制を評価でき、改善に向けた取組みを推進できます。業務を見える化し、一元的な管理を図ることで、以下のような課題を解消できます。

  • 業務の属人化
  • 業務のブラックボックス化を解消
  • 加えて、会社法では、「業務の適正を確保するために必要な体制」(内部統制システム)を整えることが定められています。

    したがって、業務管理を通じて業務を適正化していくことはもちろんですが、法令順守という側面もあります。

    ITツールを活用した管理とその背景

    以前比べ、業務の高度化、そして複雑化が増しています。今までの業務管理手法では、管理が不十分になり、リスクが生まれます。そこで、多くの企業ではITツールを活用した業務管理が進んでいます。

    複雑な業務管理項目

    業務管理には、多岐にわたる管理項目があります。例えば、下記のような管理が挙げられます。

  • 時間管理
  • タスク管理(工数管理)
  • 案件管理
  • 顧客管理など
  • また、勤怠管理も業務管理の一つといえます。社員ひとり一人が、どのようなスケジュールで、どんなタスクを行っているのかなどの情報が部署内やチームで共有されなければ、適切な業務管理を行うことはできません。昨今、在宅勤務が普及し、同じ部署のメンバーであっても、数日顔を合わせないことが珍しくなくなりました。この状況下では、誰が、どのタスクを担当し、どのような進捗状況にあるのかを把握するのが非常に困難です。

    そして、その都度、状況を確認するために何度もメールやチャットのやり取りを行う、またはWeb会議を開催するのは、お互い労力がかかります。

    エクセル(スプレッドシート)での管理の限界

    プロジェクトなどの進捗管理をエクセル(スプレッドシート)で行っている場合、管理がとても煩雑になります。例えば、タスク遅延や変更が発生するたびに、計画を修正することが生まれます。計画の修正に伴い、エクセル(スプレッドシート)を最新版に更新する必要があります。

    しかし、変更の多さから適切な管理が十分にされていないがために、どのファイルが最新版なのか。また、プロジェクトメンバーが持っているファイルのバージョンがバラバラになってしまうという問題も生じます。

    このように業務管理を行う上で、える課題を解決するためには、シンプルな業務の見える化と一元管理の実現が必要です。それを実現するのが、ITを活用した業務管理ツールを活用することが有効です。

    ITツールを導入するメリット

    業務管理において、ITツールを導入するメリットとして以下が挙げられます。

  • スケジュールやタスクの見える化
  • プロジェクトメンバーや部署内でのスムーズな情報連携
  • メンバーの業務負荷状況の見える化
  • 例えば、数多くある業務管理ツールのうちの一つであるクラウド型の「monday.com(マンデードットコム)」あります。このツールはダッシュボードで簡単に業務管理をできます。例えば、こんな利点があります。

  • 誰が、どのタスクを担当しているかを簡単に把握できます
  • 担当しているタスクのステータスや進捗状況を、リアルタイムで確認できます
  • 簡単な操作で他のメンバーを追加でき、作業の重複や抜け漏れのリスクが減ります
  • 加えて、「monday.com」には、タスクのスケジュールを自動調整する機能も搭載されています。タスクの完了予定日を修正すれば、残るタスクのスケジュールを自動で再調整し、プロジェクト全体の完了予定日も自動で算出します。このような高度な機能がありながら、ITの専門知識は必要とせず、直感的で簡単に操作ができることも「monday.com」の特長です。

    また、「monday.com」には、製造から教育、不動産、スタートアップまで、様々な業種・業態に対応した数百以上のテンプレートが用意されており、自社の業務内容に合わせたテンプレートを活用し、すぐに使い始めることが可能です。Microsoft Teamsや、Slack、Zoomなどのツールとも連携しているため、今利用しているツールに合わせて使うことができるのもメリットといえるでしょう。

    「monday.com」のようなITツールの活用を見据えて、適切な業務管理を行い、業務の効率化と生産性の向上を実現してみてはいかがでしょうか。

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