SAPのソリューション

デジタルトランスフォーメーション(DX)を推進などの経営課題の解決に向けて、ERPソリューション、クラウドアプリケーションや開発・運用基盤を組み合わせて、グローバルなエコシステムを構築のためのソリューションです。

お客様の課題

業種や規模によって企業の課題は経営課題、業務課題、システム課題など多様です。さらにそれぞれ課題は単一分野の課題だけではなく、相互に関連することで複雑になっています。

GSLが提供するサービス

様々な業種に関する技術・ノウハウに裏付けられたソリューション力をベースにした豊富な SAP Business-all-in-one テンプレートワンストップサービス体制で、導入から保守までをサポートします。

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企業情報

日系企業のグローバル展開に伴う、システムのグローバル化需要に応えるために、NTTデータグループにおけるSAP事業の中核会社を設立し、国内のグループ会社に分散しているSAPソリューション、業務ノウハウの一体化を図り、戦略的な事業経営を目指します。

契約管理とは?
適切な契約管理とその効率的な管理方法を分かりやすく解説

契約は、締結したらそれで終わりではありません。契約内容が遵守されているかどうかを確認するだけでなく、契約を更新や解除について、定められた期限に必要な手続きをとることが必要です。今回は、契約管理の重要性。そして契約管理システムを活用することにより煩雑化する契約管理を効率化することについて解説します。

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契約管理とは

契約管理とは、企業間の取引における契約の内容や、契約に関する書類などを管理する行為です。

ガバナンス(内部統制)の強化やコンプライアンス(法令遵守)がますます重要視されるようになっている今、契約締結時に定められた契約の期限や更新のタイミング。更新にかかる規定などを適切に管理することは、企業の社会的信用にかかわる重要な業務といえます。

顧客と取引のやり取りを行うのは主に営業担当者ですが、契約書の内容については、営業担当者の上長が承認。また、法務担当が確認し承認します。こうした状況で、それぞれが契約書をばらばらに管理すると、どれが最終版なのか分からなくなります。そして、契約書を探すのに余計な時間がかかってしまいます。契約書の作成や確認、承認作業を円滑に行うことができるように、明確なルールにもとづいて共有し、管理することが必要です。

また、契約には、期限が来たら自動的に更新されるものもあれば、解除されるものもあります。契約期限を把握し、延長や解除に手続きが必要なものについては、その契約をどうするのかを判断し、必要に応じたアクションが必要です。気が付いたら契約が解除されていた。あるいは不要な契約が自動で更新されていた、という事態を避けるためにも、契約管理が必要です。

その重要性とは

契約管理は、企業のリスクマネジメントという観点から、非常に重要です。仮に、契約相手が契約内容に違反した場合、契約書に定めた内容に従い契約を解除し、損害賠償を請求することで、企業はその利益を守ります。

しかし、契約管理が適切になされていない場合、契約条件や違反があった場合の規定を確認できず、期限内に必要な措置を講じることができなくなる恐れがあります。また、契約内容が関係者間で共有されていなければ、契約違反に気が付かないまま取引が進行してしまう可能性もあります。近年では、外部からのサイバー攻撃によって、会社のサーバーから情報が持ち出されるというリスクもあります。

契約管理を厳正に行うことは、こうした情報漏洩リスクを管理するという観点でも大切です。

契約管理の課題

ある企業では、契約書原本を顧客ごとにファイリングして管理しています。しかし、ファイルは誰でも契約書を持ち出せる状態で、戻し間違いや返却忘れが発生するケースがありました。そして、契約書の原本を紛失することも考えられます。

契約書を共有可能な状態にすることで、業務効率が向上するメリットもありますが、情報保護の観点からアクセス権限を設定し、特定の人から閲覧できないように設定する必要があります。

また、営業拠点ごとに契約書を管理していた企業では、拠点ごとに管理方法が統一されておらず、有効な契約書と失効した契約書が混在していた事例があります。どれが有効な契約なのかすぐに分からない状態で、適切な経営管理ができない状況になっていたのです。

このように、企業にとって契約管理は非常に重要です。しかし、現実には、契約管理に課題を抱えている企業が多いのが実態です。適切な契約管理のためには、「一元管理可能な仕組みづくり」と「ルールの定着化」が重要なポイントといえます。

課題に対する解決策
― システム導入によるメリット ―

多くの顧客との取引がある企業にとっては、契約内容や契約期間が異なる大量の契約を管理していくのは至難の業です。顧客と契約の数が増えていけば、個別の契約ごとに、適切なタイミングで顧客に連絡し、契約更新の手続きを行う作業を手作業で管理するのは難しくなっていきます。契約管理システムを導入することで、契約管理処理を一元化し、より円滑に管理することが可能です。

例えば、「SAP Ariba」の契約管理ソフトウェアを利用すれば、あらゆる種類の契約の作成、実行、管理を電子化することが可能です。<契約管理の迅速化や標準化のみならず、契約管理にかかるコンプライアンスの強化が実現できます。

また、クラウドサービスとして提供される「SAP Customer Experience ソリューション」の一つである「SAP Sales Cloud」の契約管理と案件管理機能を活用することで、案件単位の管理と、顧客単位での管理を統合できます。

同時に多くの顧客との契約を管理する必要がある場合、こうした契約管理システムを活用することで、契約管理を大きく効率化し、そして改善することが期待できます。

関連サービス

関連資料

  • Starter Package for SAP® Sales Cloud

    顧客の行動変容を受け、営業やマーケティング活動のデジタル化が進む中、多様化、複雑化する顧客との接点の管理に課題を感じている企業が増加しています。NTTデータGSLは、SAP社の製品である「SAP® Customer Experienceソリューション」の導入を支援する「Starter Package for SAP® Sales Cloud」を提供します。これにより「顧客」、「商談」、「契約」の統合管理による組織管理情報の不透明さの解消を図ります。 ダウンロード