RPAとマクロの違いとは？共通点とその違い。RPAとマクロの違いをご紹介
少子高齢化と人口減少による人手不足対策として、また、働き方改革が叫ばれる中での業務効率化の手段として、RPAが注目されています。業務自動化ツールとしては、Excelの自動化プログラムであるマクロも以前から広く利用されてきました。
今回のコラムでは、RPAとマクロの共通点や違い、それぞれの特徴について紹介します。
RPAとマクロの目的は同じ
RPAとは、「Robotic Process Automation（ロボティック・プロセス・オートメーション）」の略で、ロボットによる業務の自動効率化のことを指します。RPAを導入し、大量の事務作業を自動化することで、人手不足の解消や人件費・残業代の削減効果が期待できます。また、大量の事務作業を人の手で行った場合の効率の低下やミスの発生を避けることもできます。単純作業ではなく、より生産的な作業に従事することで、社員のやる気や生産性が向上するというメリットもあります。
Excelにも、作業手順を記憶させて同じ作業を自動的に繰り返させる「マクロ」という機能があり、これを活用することで、表やグラフの作成やフォームの作成といったExcel上での単純作業を自動化することが可能です。
RPAとマクロは、「パソコン上の定型作業を自動化する」という同じ目的のために利用されるツールといえます。
自動化するためには、まず自動化したい作業を記録する必要があります。RPAでは専用のソフトを使って操作を行いますが、Excelのマクロでは、「マクロの記録開始」ボタンを押し、作業を行い、「マクロの記録中止」ボタンを押すことで作業を記録します。そうすることで、記録した作業を自動的に再現できるようになります
また、細かい調整や外部サイトとの連携といった高度な作業の自動化には、マクロを記述するプログラム言語、VBA（Visual Basic for Applications）が必要になります。しかし、RPAとマクロの違いは、作業の記録と調整方法だけではありません。以下では、両者の違いをより詳しくみていきます。
RPAとマクロの違い
RPAとマクロでは、自動化できる範囲に大きな違いがあります。RPAがPCでできる作業は、ほぼ全てに対応できるのに対し、Excelマクロは、Excelで行う操作しか記録・自動化できません。VBAに精通している人であれば、Excelの表計算などの自動化だけではなく、WordやPowerPointなどのOffice製品や、Windows系アプリの操作も自動化することができますが、そのためにはプログラミングの専門知識が必要です。
また、VBAを使ったとしても、Office製品以外での連携が難しく自動化の範囲が限定されるため、適用範囲という面では、PC上の操作すべてを自動化することが可能なRPAの方が優れています。
もちろんRPAツールの利用にも一定のスキルは必要ですが、RPAでは自動化する作業手順のテンプレートが用意されているなど、VBAのような専門的なプログラミングの知識がなくても利用やカスタマイズがしやすいようになっています。
Excelは人が操作し起動させる必要がありますが、RPAは自動起動することができます。作業のスケジュール予約や定期作業の設定もできるため、作業を完全に自動化できるというのも、Excelマクロには無いメリットといえるでしょう。また、ExcelマクロはPC上で動作するため、その処理能力はPCのスペックに左右されますが、サーバーやクラウドで動作するタイプのRPAであれば、その問題はありません。デスクトップ型のRPAと比べて初期費用が高くなるというデメリットはありますが、膨大なデータを自動化処理するような場合は、マクロよりもRPA（サーバー型）の方が向いています。
RPAとマクロの使い分け
このように、RPAには、①マクロよりも自動化できる業務範囲が広い、②専門知識がなくても利用・カスタマイズしやすい、③大量のデータも高速で処理可能、というメリットがあります。つまり、RPAは工数が多く複雑な作業や、ExcelやOffice製品だけではなく、異なるシステムのデータを利用した反復の自動化に向いています。
例えば、ある食品製造企業では、POSデータのダウンロード作業をRPAで自動化しました。これまで、50社以上の取引先ごとに異なるデータを処理するのに、一件あたり20分要していたのが、5分に短縮され、作業時間を7割削減することに成功しました。また、住宅ローン大手では、紙媒体で受け付けた申込書を電子化し、RPAで事前審査や本審査の手続きを自動化することで、これまで店舗で一時間かかっていた処理時間を10分に短縮するなどの成果を挙げました。
一方で、RPAではなくExcelマクロを利用する方が適しているようなケースも考えられます。比較的単純な作業で、自動化の範囲がExcelシート内で完結するような作業であれば、Excelマクロを利用するのが良いでしょう。ExcelマクロはExcelに搭載されている機能ですので、Excelを購入済であれば追加費用無しで利用することができます。また、VBAを使えば他のOffice製品との連携ができるため、従業員の勤務状況を表とグラフでまとめる、あるいは、Excelに保存されたメールアドレスデータを使用してOutlookからメールを自動送信するといった単純作業であれば、RPAよりもマクロを利用する方が安価に効率化を実現できるでしょう。
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