プロジェクト進捗管理を成功させるためには？
プロジェクト成功の裏側には、計画と実際の進捗のズレを把握し、必要に応じて対策をとるなど、地道な進捗管理が必要不可欠です。
今回は、プロジェクト進捗管理のメリットや失敗する要因。そして、ツールを活用したプロジェクト進捗管理手法について解説します。
プロジェクト進捗管理とは
プロジェクト進捗管理とは、作業計画と実際の作業状況のズレを確認し、それを踏まえて今後どうなるかを予測し、進捗に影響を及ぼすような課題に対して解決策を講じることです。
ここでいう進捗とは、スケジュールだけではありません。ガントチャートなどでスケジュールの進捗を確認することはもちろん重要ですが、投入資源の使用状況や品質。そして、リスク等、プロジェクトの遂行に関係するあらゆる要素の状況を確認することが必要です。
適切な進捗管理ができていなければ、人件費の膨張や、ビジネス機会の損失といった事態を招く可能性が高くなります。
プロジェクト進捗管理の必要性とメリット
なぜ、プロジェクト進捗管理が必要かと言うと、プロジェクト全体の進捗を見える化。そして、プロジェクトに参加するチームメンバーの作業進捗具合を図れることが挙げられます。これにより、もし作業に遅延が発生した場合、メンバー間の作業の分担を変更し、必要に応じて追加の人員を投入するなどの対策を講じることが可能だからです。
また、遅延の把握にとどまらず、プロジェクトの課題を早期に発見できます。定期的な進捗会議、メンバーとの密なコミュニケーションを通じて、チームメンバーの状況や各々が抱えている課題を把握することが可能です。そして、これから生じる可能性がある問題を予測し、事前に対応策を練れます。
また、プロジェクト進捗管理を図るメリットとして、作業の優先順位が明確化と作業効率の向上に期待ができます。これにより、プロジェクトの進捗管理を通じて、誰がどのような作業を実施し、それが現時点でどのような状況にあるのかを共有を図れます。
結果、チームメンバー間の相互理解も進み、チーム内での誤解や、認識違いによる作業の抜け漏れを防げます。
プロジェクトの進捗管理で陥りがちな失敗例とその対策に
プロジェクト進捗管理を行うことで、多くのメリットを享受できますが、適切に行うためにはコツがあります。
例えば、進捗率の定義です。もし、メンバーの主観に基づいた進捗率の管理を行っている場合、それでは適切な進捗管理が困難です。進捗状況においても、メンバーの認識が異なっていれば、完了までにどの程度の工数が必要なのか、期限までに完成するために追加の人員が必要なのか、というような適切な判断ができません。適切な進捗管理を行うためには、進捗率の判断をメンバーの主観任せにするのではなく、チーム内で明確にルール化しておくことが重要です。
続いて、チームメンバー内で十分な信頼関係が築けていない場合、進捗管理が上手くいかない傾向にあります。適切な進捗管理を行うためには、良い報告だけではなく、遅延やトラブルなどの悪い報告も速やかにチームで共有を図る必要があります。そして、何かトラブルが発生した際、リーダー自身が行動を起こした方が早いからといって、リーダーが作業を引き取ってしまうことが、メンバーにネガティブな影響を与えてしまう恐れがあります。チームメンバーが、マイナスの情報であっても迅速に、かつ正直にチームリーダーやメンバーに報告できる環境づくりが必要です。
最後に、進捗率の管理だけに集中し、他の要素に目を向けないことも、進捗管理の失敗原因となりえます。例えば、チームメンバーが徹夜続きで、無理をして進捗率90％を達成できたとしても、最後は過労により稼働困難な場合も考えられます。進捗率の数字だけでなく、チームメンバーの体調、プロジェクトに集中できる状態にあるかどうかなどの情報も把握が必要です。
ツールを活用し、プロジェクトの進捗管理を適切に実施
現在、プロジェクト進捗管理を支援するための様々なツールやアプリケーションが存在します。
スプレッドシートでガントチャートを作成し、プロジェクト進捗管理を行うことも可能です。しかし、ファイルがアップデートされるにつれ、最新版がどれなのか分からなくなるといったケースもあります。その結果、チームメンバー間でのファイル共有が適切に行かないといった課題が生じます。
こうした時に、例えばSaaS型クラウドサービスである「monday.com」のようなプロジェクト管理ツールを用いることで、より分かりやすく、より透明性の高いプロジェクト管理を実現できます。
また、monday.comとERPのプロジェクト管理機能を連携できます。この連携により、財務や購買情報などとプロジェクトの進捗を紐づけができ、より信頼性の高いプロジェクト進捗管理が実現します。このようなツールを活用して、リアルタイムかつ正確なプロジェクト進捗管理をぜひ実現しましょう。
関連サービス
- インプリメンテーション ERPソリューションを中心に据えながら、デジタルトランスフォーメーション（DX）を実現するための基盤や関連する業務システムとの連携、データ活用など、お客様の課題を解決するためにシステム特性を理解したプロフェッショナルがご提案します。