契約管理とは？
適切な契約管理とその効率的な管理方法を分かりやすく解説

契約管理とは

契約管理とは、企業間の取引における契約の内容や、契約に関する書類などを管理する行為です。

ガバナンス（内部統制）の強化やコンプライアンス（法令遵守）がますます重要視されるようになっている今、契約締結時に定められた契約の期限や更新のタイミング。更新にかかる規定などを適切に管理することは、企業の社会的信用にかかわる重要な業務といえます。

顧客と取引のやり取りを行うのは主に営業担当者ですが、契約書の内容については、営業担当者の上長が承認。また、法務担当が確認し承認します。こうした状況で、それぞれが契約書をばらばらに管理すると、どれが最終版なのか分からなくなります。そして、契約書を探すのに余計な時間がかかってしまいます。契約書の作成や確認、承認作業を円滑に行うことができるように、明確なルールにもとづいて共有し、管理することが必要です。

また、契約には、期限が来たら自動的に更新されるものもあれば、解除されるものもあります。契約期限を把握し、延長や解除に手続きが必要なものについては、その契約をどうするのかを判断し、必要に応じたアクションが必要です。気が付いたら契約が解除されていた。あるいは不要な契約が自動で更新されていた、という事態を避けるためにも、契約管理が必要です。

契約管理の課題

ある企業では、契約書原本を顧客ごとにファイリングして管理しています。しかし、ファイルは誰でも契約書を持ち出せる状態で、戻し間違いや返却忘れが発生するケースがありました。そして、契約書の原本を紛失することも考えられます。

契約書を共有可能な状態にすることで、業務効率が向上するメリットもありますが、情報保護の観点からアクセス権限を設定し、特定の人から閲覧できないように設定する必要があります。

また、営業拠点ごとに契約書を管理していた企業では、拠点ごとに管理方法が統一されておらず、有効な契約書と失効した契約書が混在していた事例があります。どれが有効な契約なのかすぐに分からない状態で、適切な経営管理ができない状況になっていたのです。

このように、企業にとって契約管理は非常に重要です。しかし、現実には、契約管理に課題を抱えている企業が多いのが実態です。適切な契約管理のためには、「一元管理可能な仕組みづくり」と「ルールの定着化」が重要なポイントといえます。

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