購買業務とは？購買業務の流れと抱える課題。そして解決方法をご紹介
購買とは、企業の利益に直結する重要な業務です。
今回のコラムでは、購買業務の流れや抱える課題。そして、購買業務における課題に対する解決方法ついて、分かり易くご紹介します。
INDEX
購買とは
購買は文字通り、生産に必要な原材料や部品などの資材を買い入れることを意味します。
特に製造業では、製品を生産するためには原材料や部品が欠かせません。生産計画に沿って、必要な量の資材を、必要なタイミングで供給できるよう、仕入先から買い入れておくのが購買です。
もし購買が適切になされなければ、製品を製造することはできません。生産に必要な直接材の購買のみならず、備品や消耗品などの間接材を購入も、それに該当します。直接材の購買と区別して、後者のことを間接材購買と呼ぶこともあります。
企業の利益は、商品の販売価格と原価の差額で決まります。
したがって、原価を抑えることで、利益率を高めることが可能です。仕入先との価格交渉を通じて、原材料を低価格で仕入れることに成功できれば、企業の利益率が向上します。つまり、購買業務は企業の収益に直結する、重要な業務分野です。
調達との違いとは
購買と良く似た用語に、「調達」があります。同意語のように使われることもありますが、厳密には大きな違いがあります。その違いを見て行きましょう。
調達とは
購買は必要なものを購入することを意味します。一方で、調達は、購入のみならず、レンタルやリースで必要なものを用意する行為も含まれます。
加えて、生産計画に従って、人材や設備など生産能力に関連するものを用意することも調達と呼ぶことがあります。購買も調達行為の一つですが、調達の方がより幅の広い概念といえます。
購買業務の基本的な流れとは
一般的な購買業務は、以下のように進みます。
それぞれの流れを、もう少し詳しく見て行きましょう。
購買計画の策定
製品を生産するために、どのような素材や部品がどのくらいの量必要なのかを決めるのが、購買計画の策定です。
この計画をしっかりと策定しなくては、企業が継続的に高い利益を生み出していくことが困難になります。
サプライヤーの選定
次に、サプライヤーを選定します。例えば、同じ素材や部品であっても、サプライヤーによって、価格や納期がもちろん異なります。
そして、サプライヤー同士を比較することで、値引きを引き出せるかもしれません。様々な条件を検討し、最適なサプライヤーを選定することが重要です。
発注
素材や部品を提供するサプライヤーが決まれば、次は発注です。各工場や生産ラインがばらばらに発注するよりも、サプライヤーに対して、まとめて注文することでボリュームディスカウントを得られる可能性が高まります。
これを集中購買と呼びます。これは、購買コストの削減のために良く使われる手法です。
入荷・検収
注文した資材が届いたら、商品の品質や数を確認します。入荷した素材や部品に不備がないか、あるいは数量に不足がないかを、検収段階でしっかり確認することが必要です。
在庫管理
入荷し、検収を済ませた原材料や商品は、在庫として倉庫に保管します。原材料や商品の中には、温度や湿度、または振動などに気を付けて管理する必要があります。
予期せぬ事態を避けるため、つい余分な在庫を抱えてしまいがちですが、在庫の保管には費用が発生します。もし利用する前に、原材料や商品が劣化していると、その購入と在庫の費用は無駄になります。
そのため、過剰な在庫を抱えることがないように、発注量を管理し、そして在庫の状況を適切に把握することが購買業務の重要な要素です。
購買業務が抱える課題とは
適切な購買業務により、コストを削減し、円滑な生産を実現できます。一方で、購買業務が上手くいかないと、無駄な作業が発生する。あるいは、過剰な在庫を抱えます。
これらの要因は、様々ですが、その代表的な例を見て行きましょう。
購買の情報が共有されない
誰が何を購入したのかという情報が適切に共有されなければ、各生産ラインの担当者が各々必要に応じて発注します。
情報の共有を図ることで、重複した購入を避け、過剰在庫を抱えることもありません。加えて、担当者まかせの購買は、不正の温床になる可能性もあります。
発注先の情報が管理されていない
発注先の情報が適切に管理されていないため、最適な価格で購入できないケースがあります。発注先からの最新の情報を十分に管理できておらず、期間限定の特別なディスカウントサービスを受けることができず、そのような機会を見過ごす場合があります。
見積りの取得、発注書の管理などが煩雑で時間を要する
ITツールの活用などを十分に行わず、手作業による処理を行い、処理ミスや誤発注が発生しやすい環境であること。こういった環境では、業務の効率化や標準化が進まず、適切な業務を行えません。
こういった課題を解決するためには、どうしたらよいのか、次のセクションで見て行きましょう。
効率化を図るソリューションとは
先ほど挙げたような課題を解決し、購買業務の効率化を実現するためには、ITソリューションを活用することが有効です。
例えば、見積もりや発注といった煩雑な業務をデジタル化する。加えて、誰が、どこで何を購入したのかといった履歴を追跡できる仕組みを導入することで、購買業務の効率化やコンプライアンスの強化を実現できます。そして、過去の購買データから、必要な在庫量を把握でき、過剰な在庫を抱えることが無くなり、大きなコスト削減を実現できます。
具体的には、NTTデータ グローバルソリューションズでは、間接材在庫の最適化を図るソリューション「verusen」を提供しています。本ソリューションは、AIを活用して在庫の最適化を実現します。
このようなソリューションを活用し、購買業務の課題を解決し、最適化を図りませんか。
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