課題管理表とは？課題管理表の重要性とその効率的な管理の実現を分かりやすく解説
プロジェクトの進捗を適切に管理し、トラブルに対応するためには、課題管理表が欠かせません。
そこで今回は、課題管理の重要性をはじめ、その使い方。そして、昨今注目を浴びているクラウド上で、円滑な課題管理を実現するためのツールについて、分かり易くご紹介します。
課題管理とは
課題管理とは、プロジェクトの達成のために、解決するべき問題を把握し、改善を重ねることです。なぜなら、どんなプロジェクトでも、全てが計画通り順調に進むことがほとんどないからです。
例えば、プロジェクト実施の中で、スケジュールの遅延など、何かしらの問題が発生することは避けられないといってもよいでしょう。
このような際、問題の原因となっている「課題」を見つけ出し、課題の解決を図ることで、プロジェクトを理想の姿に近づけることができます。
なぜ、重要なのか
それは、プロジェクトの成否に大きく関わるからです。
もし適切に課題管理が行われなければ、発生した課題に対して適切な手段を講じることができません。その結果、課題を迅速に解決できず、プロジェクトの遅延を招く。あるいは、プロジェクト自体が中断するきっかけになります。
このように、多くのプロジェクトには、つねにリスクがあります。そのため、課題を適切に管理しようと試みますが、実際はやってみたものの上手くいかない、という声も良く現場では聞きます。
そこで、次のセクションでは、課題管理が失敗する原因をみていきましょう。
課題管理が失敗する主な原因
課題管理の失敗を引き起こす原因は、いくつか考えられます。
課題の内容が明確に整理されていない
何が問題なのかを、関係者の間で共通理解ができていなければ、適切な対応策を講じることができません。加えて、課題の詳細が把握できていなければ、その解決に必要な作業量を正確に見積もることもできません。
その結果、曖昧な課題設定に基づき、適当なスケジュールを立てるようなやり方では、スケジュールの遅延が続き、プロジェクトの失敗を招きます。
作業工数やリスクについての見積もりの甘さ
作業の工数、そしてそのリスクの管理に対する見積もりが甘いと、課題管理の失敗を引き起こします。
課題の内容を正確に把握することはもちろんですが、それに基づいて、楽観的すぎない、作業工程を立てるのは、プロジェクト管理者にとって欠かせない資質です。
適切な課題のステータス管理
適切なステータス管理がされていないことも、失敗する原因です。その課題に対する対策が「処理中」なのか。あるいは、「解決済」なのかといったステータスが、プロジェクト管理者ならびに関係者に共有されていないと、誰に何の作業を割り振るかといった意思決定が困難です。進捗状況が共有されなければ、スケジュール管理にも支障をきたします。
このように、プロジェクトメンバー間の情報共有は、適切な課題管理に不可欠といえるでしょう。誰がどの課題を担当しているのかが共有されていなければ、作業の重複。そして、手戻りが発生しやすくなります。
効果的な運用とは
このような課題を解決するためには、課題管理表を用いることが効果的です。
課題管理表に、各課題の担当者と期限を定めることで、誰が何を担当するのか分からない、といった状況に陥ることを防げます。また、課題の内容のみならず、その課題が生じた背景についても完結に管理表でまとめておくことで、どのような解決策が求められているのかをメンバー間で共通理解を得やすくなり、結果課題解決を円滑に進めることが可能です。
加えて、「未着手」、「進行中」、「完了」などのステータスを追記することで、優先度付けや、課題をテーマごとに分類できます。
これにより、未着手の課題を把握でき、あるいは、特定分野においていくつの課題が残っているのか、といった情報がすぐ分かります。こういった工夫で、効率的に課題管理を行えます。
効率化を推進するツール
テレワークが普及し、各社員のタスク進捗、負荷状況が見えなくなった現在、課題管理を効率的に行うためには、オンラインツールの活用が有効です。
グループで課題管理を行うツールには、数多くあります。その中でも最近注目を浴びているのが、イスラエルのスタートアップ企業が開発したSaaS型アプリケーションである「monday.com」です。
「monday.com」は、プロジェクト管理を行う上での問題を全てデジタル上で共有し、解決するツールです。このツールの魅力は、ダッシュボード上で誰がどのタスクを担当しているか、またその進捗状況を簡単かつリアルタイムに把握できます。もし、課題に遅延が発生した場合は、新たな完了予定日を設定することで、残りの課題のスケジュールを自動で再調整する機能も搭載されています。このような機能があるおかげで、何かトラブルが発生した際、全体への影響を素早く把握し、必要な対策を講じることが可能です。
そして、メンバー全員とリアルタイムで情報共有を図れるため、課題の漏れや重複も生じません。加えて、専門的で高度なITの知識や技術を必要とせず、直感的な操作で簡単に利用できることもユーザーにとっては魅力だと思います。
プロジェクトメンバーが、リモートで協力しながら働くことが当たり前になった今、メンバー間の情報共有や進捗管理の重要性は高まっています。こういった背景から課題管理が可能な「monday.com」のようなツールを導入し、活用を図ることで、プロジェクトの成功につなげることができます。
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