業務フローとは？
業務フロー作成の必要性と良い流れの作り方を分かりやすく解説

業務フローとは

業務フローとは、特定の業務に対する作業の流れを示すフロー図のことを指します。

業務の始まりから終わりまでの間に、誰（どの部署）が何を担当するのか。もし業務が変わるなら、その変わるタイミングやポイントは何なのか、業務で利用するシステムは何か。その作業順番を図にすることで、それぞれのつながりを示し、業務プロセスを可視化するためのツールのことです。

業務フローが使われる理由（経営レベル）

経営レベルでは、障害が起きた時の対応や業務削減および効率化などの目的に業務フローを用いる場合が多いです。具体的な例を挙げて紹介します。

障害発生時の対処方法の共有

グループ企業や海外拠点を多数保有し、グローバルに事業を行う企業にとっては、全社で業務フローを標準化することで、障害が起きた際の対応をスムーズに行うことが出来ます。

たとえば、製造業のサプライチェーン上の分断などが不可抗力（紛争や自然災害など）で起きた場合、分断が起きている部門の業務フローを関係部署や関係会社に共有することにより、迅速な対応が可能です。

また、外部に対して分断の原因などや解決策を説明する際にも有効になります。

各部署での業務の把握

業務フローを各部署内で整理をしておけば、どの業務がどの部門によって担当をされているかを可視化することができます。

結果として、業務を効率化するための経営判断をする際、「各部署内の業務のどこが削減対象となりうるか」を効率的に判断することが出来ます。

部署をまたぐ業務の把握

業務のなかには単一の部門だけでなく、複数の部署にまたぐ業務も珍しくありません。

そのような業務に関しても、関係者全員と合意を取ったうえで整理をしておけば、業務ごとの責任の所在がはっきりし、全体の流れのなかで削減対象となるプロセスや効率化できる施策を判断することが出来ます。

業務フローとERPの関係

業務フローを自動化・効率化するためには、ERPなどのツールの利用が不可欠となります。ERPを導入する際に、業務フローの作成が必要となる理由について詳しく紹介します。

理由1：デジタル化可能な点の洗い出しのためには、既存業務を理解する必要がある

ERPを導入する最終的な目的は、業務を効率化することです。そのためには、既存の業務を理解すること無しには進めることが出来ません。

業務フローを作成することにより、既存の業務を可視化して整理し、関係部署や担当者と合意を取ることができます。

結果として、ERP導入によってデジタル化が可能な点を可視化することが出来ます。

理由2：ERPを導入することにより変更される業務の理解、共有に必要となる

ERPを導入すると、既存の業務のやり方を変更しなければならない場合が発生します。

たとえば、会計領域の業務に特化したERPパッケージを導入すると、紙で管理をしていた領収書管理などの業務がオンライン上で実施されるようになり、業務に大きな変更が生じます。

その際、変更される業務が「どのように変更されるのか」、「どの担当者の業務がどのように変わるのか」を関係者に共有するためにも、業務フローは用いられます。

理由3：ERP導入されると変更される、外部委託の業務契約変更を可視化する必要がある

ERPを導入すると、企業内部の業務だけでなく、外部委託の業務に関しても変更が生じます。そうなると、工数変更に伴う契約変更などが発生する可能性があります。

こういったケースの場合でも、業務フローが作成されている場合、「どこの工程における作業のどの点が、どの程度の工数に変わるのか」明示的に示すことができ、スムーズな業務移行を実現することが出来ます。

業務フローを活用したERP導入例

業務フローがERP導入でどのように用いられているかの例を紹介します。主にERP導入前、導入後に用いられることが多いです。

例1：グローバル企業での資産管理

一例として、グローバル企業での資産管理をするためのERPを導入する場合でも業務フローは使用されます。

たとえば、製造業のグローバル企業でERPを導入し、各国にバラバラで管理されている資産をグローバル単位で一元的に管理しようとします。

このような状況では、ERPを導入するにあたり、大まかに「各国の資産状況と管理業務理解」→「適切なERPパッケージの選定」→「ERPの機能拡張開発」→「テスト」→「ERP導入」という流れをたどることになります。業務フローは、最初の「各国の資産状況と業務理解」のフェーズで使用されることになります。

このフェーズで、「どういった資産があるのか」、「どの部署でどうやって管理されているのか」、「他国との繋がりはどうなのか」を業務フローによって定義します。

その後、各国の業務フローを用いて、どの業務をERPで管理できるのか、管理出来ないのか、管理できないならばどのように対応していくのか、それぞれ要件を決めていくことになります。加えて、ERP導入後も以前の業務とどこが変更になったのかを業務フローで示すことにより、新人教育や外部ベンダー教育で効率的な業務移行が可能となります。

例2：日本企業の他国への業務拡大

もう一つの例が、日本企業の他国への業務拡大です。

たとえば、現在日本でERPを使って仕事をしている企業が、他国オフィスへ同じERPを導入しようとしているとします。この場合、本格的に業務拡大を行う前に、「他国オフィスの業務を理解する」→「日本と同じERPを導入する」というステップを踏むことになります。

最初の「他国オフィスの業務を理解する」という点において、既存の業務を理解し、関係者と合意を得るために業務フローが用いられます。

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