ERP導入における要件定義の手順と失敗しないためのポイント

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ERP導入における要件定義書

要件定義の最終的な成果物は、「要件定義書」と呼ばれる文書です。要件定義書を作成することで、システム開発におけるクライアントと開発者の認識のずれを防ぎます。

以下では「要件定義書と要求仕様書の違い」と「要件定義書の内容」について説明します。

要件定義書と要求仕様書の違い

「要件定義書」と似ているものに「要求仕様書」があります。要件定義書と要求仕様書の違いは以下の通りです。

要件定義書とは

開発側がクライアント側に提出する文書

要求仕様書の内容を実現するために必要な機能と実装方法をとりまとめる

ERPに求められる機能や、ERPの導入方法について定義する

要求仕様書とは

クライアント側が開発側に提出する文書

クライアントの要求や希望を記述する

ERPを導入することで実現したいことをまとめる

要求仕様書は、クライアントが求めていることを「要求」として、それに関連した「仕様」をまとめた文書です。

要求仕様書は、開発の結果得られる機能をまとめたものであり、技術的な要件を含みません。あくまでもクライアント側の希望をまとめたものであり、予算や開発体制、リリース時期などの記載が主で、具体的な実現方法に触れられていない場合がほとんどです。

要件定義書の内容

要件定義書は、プロジェクトの初期段階で作成される文書です。クライアントの課題を明確にし、その解決手段となるシステムの完成イメージを共有するために作成します。

ERP導入の要件定義書には、以下のような内容を記載します。

ERP導入の目的

ERPを導入する目的や背景、導入後に期待できる効果などを記載します。

現状を具体的にまとめることで、プロジェクトを進める上での共通見解をプロジェクトメンバーと共有できます。プロジェクトに支障をきたすような見解の相違を生まないためにも、必要な内容です。

ERP導入のメリット

ERPを導入することによってプラスになる面や、目標などを具体的に記載します。作業工数20％削減など、具体的な数値で記載します。

システム概要

システムの概要や機能、対象範囲などを記載します。システム概要には、ERPを運用するために必要なハードウェアやソフトウェア、ネットワーク環境なども含まれます。概要だけでなく、バージョンなどの細かな要素に関しても項目を立てて、簡潔に記載する必要があります。

機能要件

ERPが必要とする機能要件を洗い出し、詳細に記載します。

例えば、ERPには会計機能、在庫管理機能、生産管理機能、人事・給与管理機能、営業管理機能などの機能があります。

ERPによって実現する具体的な機能はもちろん、クライアントから要求されている機能を詳細に表記します。また、どのような項目が入力できるのか、制限はついているのか、出力できる項目や連携できるソフトウェア、印刷できる内容なども表記する必要があります。

文章だけではわかりにくい場合は、画像などを用いてイメージしやすいようにします。

その他要件

その他に導入時期、予算、導入手順、導入後の保守・運用体制などERP導入に必要な要件や条件を記載します。保守や引継ぎを行うことも考慮して、対応しているOSなどのシステム面や、拡張性についても記載します。

ERP導入における要件定義の手順

要件定義の進め方には明確なルールがないため、プロジェクトによって多少手順が異なることもあります。ここでは、要件定義の大枠の手順を紹介します。

目的の明確化

まずはERPシステムを導入する目的を明確にします。目的は、業務プロセスの改善、コスト削減、顧客サービスの向上など、企業によって異なります。ERP導入の目的を正確に把握しなければ、どのような機能を搭載するか判断できません。

たとえば「他部署と連携が取りづらい」など、各部署が抱える課題を可視化し、その課題に対してERPがどのようにアプローチできるか整理します。

目的を明確にすることで、要件定義の焦点を定め、不必要な機能を排除することにもつながります。

また、要件定義でよく起こる問題が、ERPの導入自体が目的となってしまうことによる失敗です。ERPを導入しても業務で活用できなければ意味がありません。「何のためにERPを導入するか」に重点を置いて検討し、導入の目的を明確にすることが大切です。

要件の整理

ERPシステム導入の目的が明確になったら、要件を細分化し、実現できる内容か整理していきます。

ユーザーの要求がすべて実現できるとは限らないため、システム開発会社はユーザーと話し合いながら、実現したい機能に優先順位を付けていくことが大事です。

システム開発時の要件は、大きく「必須要件」と「希望要件」の2つに分かれます。必ず実現したい要件を必須要件、できれば実現したい要件を希望要件に分けることで、ユーザーの要件を整理していきます。

要件仕様に落とし込む

整理した要件をもとに、ERPパッケージに求める機能などを文書化し、まず「要件仕様書」にまとめます。

文書化することにより要件が明確になり、ユーザー、開発者、プロジェクトマネージャーなど、すべての関係者が同じ情報を共有できます。ERP導入の基盤となる要件定義書には、全体から詳細まで矛盾がないように作成することが重要です。

また、要件定義書はユーザーも確認するため、開発の知識がない人でも理解できるように専門用語をできるだけ使わず、わかりやすくまとめることも大事です。

要件定義の打ち合わせ

システム開発会社と打ち合わせし、要件を理解してもらいます。打ち合わせでは議題を明確にし、ERPを利用する部門など関係のあるメンバーが参加することが大事です。ERPを利用するメンバーの意見を確認しながら進めることで、要件の抜け漏れやブレを防げます。

Fit & Gap（フィット＆ギャップ）分析

次にシステムと企業の要件がマッチしているかを分析します。

Fit & Gap分析とは、要件を明らかにするための手法です。Fit（合致）とは、システムが企業の要件を満たしていることを意味します。Gap（ギャップ）とは、システムが企業の要件を満たしていないことを意味します。具体的な進め方は以下の通りです。

• 現状のシステムの機能を洗い出す
• 現状のシステムと新しいシステムを比較して差異を確認する
• アドオン開発やカスタマイズが必要か検討する

Fit & Gap分析では、ERPパッケージが備えている標準機能と企業の業務課題を比較し、その差分を明確にします。差分を明確にすることで、どこまでを標準機能でカバーでき、アドオン開発やカスタマイズがどれだけ必要かが見えてきます。

近年では、Fit to Standardという考え方も注目されています。

Fit & Gapが業務に合わせてERPをカスタマイズするのに対し、Fit to Standardは追加でアドオン開発を行わずに業務内容をERPの標準機能に合わせます。Fit to Standardには、以下のメリットがあります。

追加開発を行わず標準機能を最大限利用できる

ERP導入を短期間、低コストで実現できる

定期的なアップデートにより、常に最新の機能を利用できる

要件定義書のレビュー

要件定義書が完成したらレビューを実施し、クライアント側と開発側の認識に齟齬がないか確認します。要件定義書のレビューにはシステム部門だけでなく、要件定義の打ち合わせに参加した利用部門のメンバーも含めます。

ERPの要件定義で失敗しないためのポイント

要件定義の失敗は、ERPの導入や運用の失敗にもつながります。以下では、要件定義で失敗しないためのポイントについて解説します。

目的の明確化

ERP導入の目的は、既存のシステムを連携させ、業務を効率化することです。

導入そのものが目的になってしまうと、業務改善が行われない可能性があります。そのため、要件定義ではまずERPを導入する目的やゴールを設定することが重要です。

業務フローや要件の文書化

要件定義の最初のステップは、業務フローや要件を詳細に文書化することです。

このプロセスは、企業が導入するERPシステムに必要な機能を特定するために必要です。書化された要件は、ERPがどのように機能するかを理解するための基盤となります。文書化は、ユーザーやシステム開発会社間で共通の言語で話し合い、齟齬を避けるために重要です。

ERPを利用する部門の協力

要件定義には、ERPを利用する部門の協力が必要です。

ERPを利用する部門の声を聞かず導入を進めてしまうと、本来必要な機能が満たされていない、既存の業務フローを大きく変更しなければならないなどの問題が発生する可能性があります。そのため、要件定義はERPを利用する部門が抱えている課題をヒアリングした上で進める必要があります。

実際の業務にマッチしないシステムを導入してしまうと、現場からの「使いにくい」「使えない」などといったクレームにつながります。最悪の場合、導入失敗と評価されかねないため、現場の業務を深く理解するメンバーの参画は非常に重要です。

必要な機能の選択

ERPには、さまざまな業種や企業に対応するためカスタマイズ可能な機能が多数用意されています。しかし、カスタマイズの増加はシステムの複雑化やメンテナンスの負荷を増加させる可能性があります。必要な機能と余計な機能を区別し、必要な機能だけを選択することが重要です。

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