マスタスケジュールとは？マスタスケジュールの作成ポイントと最適な管理方法を解説
プロジェクトを成功させるためには、開始から終了までの全体像を示すマスタスケジュールが必要不可欠です。
そこで、今回のコラムでは、マスタスケジュール作成のポイントと最適な管理方法を分かりやすく解説します。ぜひ、ご一読ください。
INDEX
マスタスケジュールとは
マスタスケジュールは、プロジェクトの開始から完了までを見通した、プロジェクトの全体像を示す「基本計画」です。
プロジェクトにおける作業スケジュールは、全て、このマスタスケジュールを基準として作成されます。そのため、マスタスケジュールの作成にあたっては、プロジェクト上のリスクや担当者のスキルを踏まえて、現実的、かつ実行可能な計画が必要です。
マスタスケジュールを作成する目的とは
マスタスケジュールを作成する目的は、プロジェクト全体を俯瞰することです。従って、マスタスケジュールには、個々の作業を詳細に記載することはありません。
その代わりに、プロジェクトの節目、または中間目標となるマイルストーンを設定します。例えば、企画書の提出。設計の完了といった、プロジェクトの節目となるポイントをマイルストーンとして設定しておくことで、プロジェクトの進捗状況を把握と管理ができます。
WBS（Work Breakdown Structure）とは
このマイルストーンを達成するために実施すべきタスクを詳細に示したものを、WBS（Work Breakdown Structure）です。
例えば、企画書を作るというマイルストーンであれば、その具体的なタスクは以下になります。
マスタスケジュールとWBSの違いとは
マスタスケジュールとWBSはよく混同されることもあります。
マスタスケジュールは、プロジェクト全体を俯瞰するものです。WBSとは、マスタスケジュール上にあるマイルストーンを達成するために、実施すべきタスクを詳細に示したものです。
作成する必要性とは
プロジェクトを成功させるためには、目の前にあるタスクだけにとらわれず、開始から完了まで、全体像を見据えた上で、必要な資源を効率的に投入していかなければなりません。
プロジェクトを成功させるためには、マスタスケジュールの作成は不可欠であり、その作成スキルは、プロジェクトの責任者にとって必須のものといえます。
次のセクションでは、マスタスケジュールの作り方について解説します。
マスタスケジュールの作り方
マスタスケジュールは、以下のステップを踏まえ作成する必要があります。
プロジェクトの開始日と終了日を決め、マイルストーンを設定
プロジェクトを成功させるためには、その期限と必要なマイルストーンの設定が必要です。これにより、それぞれのマイルストーンを達成するために、どのようなタスクを、いつまでに終わらせる必要があるのかが見えてきます。
作業の負担が大きい、関係者が多く調整が必要なタスクを先に決める
個々のタスクのスケジュールを決める際には、作業の負担が大きいタスクや、関係者が多く調整が必要なタスクのスケジュールを先に決めると、全体のスケジュールを立てやすくなります。
その他の関連スケジュールを決める
マイルストーンに沿ってタスクのスケジュールを決め、それ以外の関連タスクのスケジュールを決めていきます。ただし、マスタスケジュールはWBSとは異なります。
全てのタスクを詳細に書き出すのではなく、プロジェクトの遂行にあたって重要な、関係者が多いタスクのみに絞り、プロジェクトの全容を可視化できるようにすることが重要です。
マスタスケジュールの作成ポイントとは
このセクションでは、分かりやすく、そして使いやすいマスタスケジュールを作成するためのポイントについて、解説します。
スケジュールを一枚にまとめる
一枚にまとめることで、プロジェクトの全体像を一目で確認できます。また、マイルストーンやタスクのつながりを把握できます。
タスクの関係性を意識
例えば、このタスクが終わらないと次のタスクに進むことができない、といったタスク同士の関係性を意識することです。この関係性を見落とすと、作業に手戻りが発生するなど、非効率的なスケジュールになります。
リスクが予想されるタスクを優先的に
リスクが高い工程を意識してマスタスケジュールを作成しましょう。マスタスケジュールの作成段階で、プロジェクトの進行に影響が生じる可能性が高い工程を把握できていれば、その先の、詳細なWBSの作成や要員の配置を効率的に進めることが可能です。
抱える課題とは
多くのプロジェクトでは、マスタスケジュールは、Excelをはじめとするスプレッドシートで作成されています。
これは、週単位の進捗表を作成するにはとても便利なツールです。加えて、インターネット上には、マスタスケジュール作成に活用できるExcel形式のテンプレートが豊富に用意されています。
しかし、マスタスケジュールを効果的に利用するためには、進捗状況や変更内容を、プロジェクトのメンバー同士でリアルタイムに共有することが必要です。
その点では、Excel形式で作成されたマスタスケジュールは、各メンバーが持っているファイルのバージョンの違い、各メンバーがそれぞれ更新した結果、複数の“最新”ファイルが生まれるといった問題が生じます。
したがって、Excelベースの管理では、プロジェクトの進行管理に影響が生じる場合があります。
では、その課題に対する解決策を、次のセクションで見ていきましょう。
その解決方法とは
このような課題を解決する手法として、クラウド上のソリューションを活用することが有効です。
クラウド上では、リアルタイムにメンバー間でスケジュールを共有できるため、Excelベースのマスタスケジュール管理で生じるような問題が発生することはありません。
クラウド上のソリューションが数多くあり中で、たとえばmonday.comのようなソリューションを活用することで、タスクをプロジェクトメンバー全員とリアルタイムで共有ができます。加えて、ダッシュボードを用いることで各タスクの進捗状況やプロジェクト全体の状況を一目で把握することが可能です。
さらに、monday.comは、ERPと連携を図ることができ、プロジェクト管理（進捗状況、リソース活用状況）だけではなく、プロジェクトの収支管理をより高精度に行うことが可能です。
このような、クラウド型の最新のプロジェクト管理ツールを用いることで、プロジェクト全体像を把握でき、適切なプロジェクト管理を行えます。このようなソリューションを活用して、ペーパーレスでリアルタイムに共有しませんか。
参考記事
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- プロジェクト管理とは？ プロジェクト管理とは、定められた期限と予算内でプロジェクトを完了し成功させることです。本記事では、プロジェクト管理の目的と必要性。そして代表的なプロジェクト管理の手法を分かりやすくご紹介します。
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