調達とは？調達業務の内容や課題、ERPの購買管理機能の活用メリットなどを解説
調達とは、必要な資材を必要なタイミングで、必要な相手へ提供することです。
一般的に企業の調達業務は、原材料や部品などの仕入れ業務を指します。調達は企業活動において重要な起点であり、ビジネスを成功に導くためには調達業務の円滑な推進が欠かせません。
本記事では、調達の概要や業務内容、調達業務における課題とその解決策。解決策の1つであるERPの購買管理機能を活用するメリットなどを解説していきます。
調達業務について体系的な理解を深めたい方。日々の調達業務の効率化を目指すべく具体的な方法や仕組みを理解し、自社に取り入れたい方。そういった方に分かりやすくまとめた記事になります。ぜひ、ご一読ください。
INDEX
調達とは
はじめに、調達の概要や購買との違い、調達業務の内容について解説します。
調達の概要
調達とは、必要な資材を必要なタイミングで取引先に提供することです。
企業活動での調達対象としては、主に以下が挙げられます。
調達の主な目的は、自社の製品やサービスの製造・生産を計画通りに進めることです。
企業活動の重要な起点であり、企業経営の成功には調達を円滑に推進することが不可欠といえます。
調達と購買の違い
調達と類似する用語に「購買」があります。
購買は、原材料などの企業で必要となる資材を買うことを指し、調達よりも用語の定義が限定的です。
つまり、調達の一手段として購買があるといえます。ただし、調達・購買は厳密に区別せず、同じ意味で使用されるケースも少なくありません。
調達業務の内容
調達業務とは、企業で必要となる原材料などを仕入れる業務全般です。調達業務の内容としては、主に以下が挙げられます。
仕入れ先の選定
納期スピードや仕入れ価格、生産能力、技術力などを総合的に勘案して、原材料などの仕入れ先業者を選定します。
価格交渉
品質や納期に大きな影響を及ぼさない範囲で、仕入れ先と価格交渉を行います。
コストと品質・納期のバランスを見定めるために、原材料や部品といった資材の原価情報・市場の動向を適切に押さえておくことが重要です。
納期管理
発注した資材が仕入れ先から期日通りに納品されるかどうかを管理します。
仕入れ先および社内の生産部門や開発部門などとの密な連携・調整が必要となるため、ステークホルダーとの調整力や臨機応変な対応力が必要です。
納品物の検品・検査
納品物の品質が要件を満たしているかどうかの受け入れ検査・検収を行います。品質管理の知識や納品物の要件に対する理解力が求められます。
調達業務における課題
続いて、調達業務の課題について、以下の4点を解説します。
調達業務の煩雑化
調達業務では、見積書や注文書の取り交わし、納期管理、品質基準に基づく受け入れ検査など、定型的な業務が多く存在します。
業務の1つひとつは複雑ではなくても、資材の品目が増えるにつれて業務量が増え、煩雑化することが課題です。
加えて、複数の部署から新たな調達要望が来た場合、納期管理がさらに煩雑化するおそれもあります。
アナログ管理による調達業務では、業務が煩雑化した際に作業ミスや作業遅延を引き起こすリスクが高まるでしょう。
調達コストの非効率性
国内や海外に複数の拠点を持っている企業では、多くの場合、拠点ごとに部署の管轄が異なります。そのため、仕入れ先が拠点ごとに異なるケースも少なくありません。拠点によっては、非効率な調達コストで取引をしている可能性が考えられます。
たとえば、同じ原材料Xに対して、拠点Aでは1個5,000円、拠点Bでは1個4,700円、拠点Cでは1個4,850円で仕入れていることがあります。本来であれば、全社的に1個4,700円で一元化すべきですが、拠点ごとの分散管理を行っている場合は一元管理が難しいのが現状です。
調達に関するノウハウ・知見の属人化
調達業務は、同じ担当者が長年従事していることが多く、調達のノウハウ・知見の属人化も課題です。
たとえば、担当者の経験や勘で仕入れ先を選んだり、見積書や注文書などの書類が適切に管理されていなかったりするケースが考えられます。
特定の担当者による属人化が進むと、その担当者が離職した際の業務を引き継ぎが難しくなるリスク（業務のブラックボックス化）や、内部不正の温床となるリスクが生じます。
調達業務の全体フローやサプライチェーンマネジメント（SCM）を把握できない
調達業務の担当者は、基本的に自分自身が担当する業務箇所に集中することが多く、企業全体の視点で俯瞰的に調達業務を捉えることは容易ではありません。それにより、関係部署との連携ミスや要件の相違、納期遅れなどが発生するリスクがあります。
加えて、仕入れフェーズに特化するあまり、製造や生産、物流、販売などを含めたサプライチェーンマネジメント（SCM）を考慮できていないケースもあるでしょう。
本来は、サプライチェーン全体でコスト削減やリードタイム短縮を目指すべきです。しかし、アナログでの調達業務では全体最適化にたどり着くことが難しい現状があります。
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調達業務を効率化するポイント
ここでは、調達業務を効率化するための要点を2つ解説します。
調達マネジメントの強化
調達業務の効率化を実現するうえでは、適切な調達マネジメントを行うことが重要です。
調達マネジメントとは、調達業務に関して必要な契約や仕入れなどの一連のプロセスを管理することを指します。
企業活動の成功に向けて、以下のような調達に関する幅広い領域のマネジメントを行います。
調達マネジメントを適切に行うことで、調達コストの削減や調達リードタイムの短縮、調達ノウハウの蓄積、調達全体の流れの理解といったメリットが期待できます。
調達マネジメントを適切に行うためには、まずマネジメント計画の立案が必要です。たとえば、仕入れ先の選定基準や必要な資材の種類・数量、調達コスト、スケジュールなどを計画書として明文化し、関係者間で共有します。
その後、計画書に基づき調達を実行し、こまめに計画と実行状況に乖離が生じていないかを確認します。たとえば、資材の納品スケジュールの遅延有無などを確認し、必要に応じて仕入れ先や関係部門とコミュニケーションを図りながら対策を検討しましょう。
システムの有効活用
調達業務を効率化するには、前述のとおりマネジメント強化が重要ですが、アナログでのマネジメントでは限界があります。
したがって、マネジメント強化とあわせて、システムを有効活用することも欠かせないポイントです。
システムを活用した調達業務プロセスの構築によって、事業規模や拠点、仕入れ先が増加した場合でも効率的な調達業務を継続できます。
調達業務をシステム化する方法
調達業務をシステム化する方法としては、主に以下の2つが挙げられます。
購買管理システム
購買管理システムとは、企業の調達業務を効率化するためのシステムを指します。
販売管理システムや生産管理システムと同様、基幹業務システムの1つです。購買管理システムを利用することで、原材料などの資材の品質や数量、価格、納期などをシステム上で管理できます。
ERP（購買管理機能）
ERPの購買管理機能は、ERPが持つ機能の一部であり、調達業務・購買業務を管理するための機能・システムを指します。原材料などの資材の品質管理やコスト管理、納期管理などをシステム上で実施できる点は購買管理システムと同様です。
どちらも調達業務の効率化に役立つ機能・システムですが、企業活動のカバー範囲に違いがあります。
購買管理システムは調達業務・購買業務に限定しているのに対し、ERPは調達業務・購買業務だけではなく販売や生産、会計といった企業活動の全体をカバーすることが可能です。そのため、企業全体最適の視点でオペレーション効率化や経営判断の迅速化を見据えた場合、ERPを導入する方法が望ましいでしょう。
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ERPの購買管理機能の主な機能群
ERPの購買管理機能には、主に以下のような機能群があります。
それぞれの機能について、詳しく見ていきましょう。
購買計画管理
購買計画管理は、生産計画から逆算して必要となる原材料や部品を明確化したうえで、仕入れ先や数量、時期、価格などの購買計画を策定する機能です。
従来のスプレッドシートやExcelによる管理は、進捗状況の更新漏れや計画変更時の反映ミスなどが生じやすいデメリットがあります。購買計画管理機能を使えば、システム上で簡単に更新できます。
また、システム上で購買計画の進捗状況をわかりやすく可視化できるため、購買計画が順調に進んでいるかどうかを一目で判断可能です。
仕入れ先管理
仕入れ先管理では、仕入れ先の企業情報やこれまでの取引履歴、仕入れた資材内容、数量、今後の購買予定などを管理できます。
たとえば、これまでの取引履歴を拠点間で共有することで、全社視点での調達コストの適正化を実現可能です。
拠点ごとのアナログ管理の課題であった、調達コストの非効率性を解消できるでしょう。
取引管理
取引管理では、仕入れ先との契約書や取引内容をシステム上で管理できます。
仕入れ先との取引をシステム上で完結できれば、書類でやり取りする手間がなくなり、大幅な業務効率化や時間短縮が見込めるでしょう。
発注管理
発注管理では、複数の発注先や発注部品をシステム上で管理できます。
発注先は複数にわたることも多く、アナログ管理では発注ミスが生じるリスクがあります。また、同じ発注先でも、取引ごとに異なる原材料や部品を発注するケースも少なくありません。
正しく発注管理ができていないと、納品物を検収する際にも品目や数量の違いによって問題が生じてしまいます。そのため、人手によるアナログ管理ではなく、ERP上で一元的に発注管理を行うことが重要です。
価格管理
価格管理は、原材料や部品などの仕入れ価格を管理できる機能です。
スプレッドシートやExcelなどによる価格管理では、担当者が価格変更や資材追加の際に反映を失念し、そのまま放置してしまうリスクも考えられます。
ERP上で価格管理を行うことで、担当者の属人化を防ぎ、共通的な閲覧・管理がしやすくなります。
納期管理
納期管理では、発注した原材料や部品の納品スケジュールやステータス状況をシステム上で可視化することが可能です。
生産計画に対する納品の進捗状況をタイムリーに把握できるため、仮に納品遅延が発生した際でも生産計画の調整・変更を柔軟に行いやすくなります。
支払管理
支払管理では、納品後の検収や支払いまでのプロセスを管理できます。発注ごとにステータスを可視化できるため、支払い遅延や支払い漏れの防止に役立ちます。
確実かつスムーズな検収・支払いを遂行することで、仕入れ先との信頼関係を構築でき、継続的な取引につながるでしょう。
他機能との連携
ERPでは、購買管理機能にとどまらず、販売・生産・会計といった企業活動において重要な各種管理をまとめて行えます。購買管理機能と他機能を連携することで、企業の全体最適視点でオペレーション効率化やリソースの有効活用が可能です。
たとえば、原材料や部品の仕入れ状況をERPの他機能と連携を通じて、販売部門や生産部門、会計部門と調達状況をタイムリーに共有できます。
ERPの購買管理機能を活用するメリット
前述のとおり、ERPの購買管理機能にはさまざまな機能群があります。ERPの購買管理機能を活用することで、以下のようなメリットを享受できるでしょう。
調達業務の効率化
書類などによるアナログ業務の手間や作業ミス、発注ミスを防止でき、調達業務の効率化を図れます。
ERP上で購買計画の進捗状況や調達コストなどをわかりやすく可視化できるため、生産計画の柔軟な調整や調達コストの適正化を実現可能です。
調達業務の属人化の解消
ERPの購買管理機能によって共通的な調達プロセスを構築できるため、関係者間での状況共有や管理がしやすくなります。それにより、業務プロセスの属人化の解消につながります。
全社横断的な調達状況の共有
ERPであれば、資材などの調達状況を調達部門内だけではなく、販売部門や生産部門、会計部門など他部署とも簡単に共有できます。
全社視点でのオペレーション効率化や意思決定の迅速化を実現できるでしょう。
まとめ
調達とは、必要な資材を必要なタイミングで相手に届けることです。
企業における調達業務は、一般的に原材料などの資材の仕入れ業務を指し、仕入れ先の選定や納期管理、納品物の検品・検査などを行います。
調達業務の課題としては、業務の煩雑化や調達コストの非効率性、調達のノウハウ・知見の属人化などが挙げられます。調達業務を効率化するためには、調達マネジメントの強化およびERPの購買管理機能を活用したシステム化が有効です。
ERPの購買管理機能には、仕入れ管理や納品管理など多くの機能群があります。これらを活用することで、調達業務におけるさまざまな課題の解消につながるでしょう。
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